A sensação de que o dia precisa de mais horas virou quase um mantra moderno. Entre tantas tarefas é fácil se sentir sempre correndo sem sair do lugar.
Mas e se o problema não for o tempo em si, e sim como a gente o gerencia? A boa notícia é que é possível fazer a gestão do tempo e produtividade no trabalho e na vida pessoal.
Organização com propósito: o começo de tudo
Antes de encher a agenda ou baixar todos os aplicativos de produtividade possíveis, pare e reflita:
- O que realmente importa para você?
- O que você quer construir com o seu tempo?
Organizar a rotina é viver com intenção. Isso começa com a definição clara de prioridades.
“Às vezes finalizo o dia sem concluir uma atividade, por imprevistos. Então, remanejo para o dia seguinte, em um horário que eu realmente consiga realizá-la. E não precisa ser sofrido. Se souber organizar as demandas, atividades essenciais não ficarão por resolver, podem sim, ficar sem resolver tarefas secundárias. E resolvo no dia seguinte, sem problemas. Não se martirize por isso”.
A citação acima é da Head Comercial do Grupo Educavix, Larissa Zago Barbosa, que entre nós é um dos exemplos de uma pessoa que sabe bem como organizar suas inúmeras tarefas da vida pessoal e profissional.
Sabemos da importância de organizar o tempo que escorre pelas mãos, feito areia, e que só notamos tarde demais. Por isso, reunimos orientações e ferramentas de gerenciamento do tempo e da produtividade.
No início, você pode perder algum tempo testando qual é o melhor para o seu dia a dia. Do analógico – com a velha e boa agenda, planner, caderno – até o apoio das IA´s, o melhor mesmo é saber o que mais combina para ter uma organização efetiva e com propósito.
Seja você o empregador, o colaborador, líder, o importante é saber fazer esse gerenciamento.
Ferramenta-chave: a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower foi popularizada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, conhecido por sua eficiência em priorizar decisões complexas.
Como uma ferramenta de gestão de tempo e produtividade, ajuda a classificar e priorizar tarefas com base em dois critérios fundamentais:
– Urgência: O que precisa ser feito imediatamente.
– Importância: O que impacta significativamente seus objetivos e resultados.
E veja como esse quadrante contribui para a organização e logo depois como funciona cada ação.
| Urgente | Não Urgente | |
| Importante | 1. Faça agora | 2. Agende |
| Não importante | 3. Delegue | 4. Elimine |
1. Importante e Urgente = FAÇA AGORA
Tarefas que não podem esperar. São essenciais para evitar crises e manter prazos.
Exemplo: Resolver um problema crítico no sistema, entregar um relatório com prazo imediato.
2. Importante, mas Não Urgente = AGENDE
Atividades que contribuem para objetivos de longo prazo, mas que podem ser planejadas.
Exemplo: Fazer um curso de atualização, desenvolver uma nova estratégia para a empresa.
3. Urgente, mas Não Importante = DELEGUE
Tarefas que precisam ser feitas logo, mas não necessariamente por você.
Exemplo: Agendar reuniões, resolver questões administrativas rotineiras.
4. Nem Urgente, Nem Importante = ELIMINE
Atividades que consomem tempo, mas não geram valor.
Exemplo: Procrastinação, navegar sem propósito nas redes sociais.
Muita gente vive no quadrante do urgente, apagando incêndios. Mas a produtividade real nasce ao priorizar o que é importante, mesmo que não pareça urgente.
Tempo para organização
Não adianta ler aqui e não reservar um tempo para organizar as suas tarefas. Ainda dentro da Matriz de Eisenhower, há sugestões para que a organização aconteça.
- Planejamento Semanal e Diário
- Domingo à noite ou segunda de manhã: planeje sua semana.
- Toda noite: revise e ajuste o plano do dia seguinte.
Essa prática reduz esquecimentos e ansiedade, trazendo clareza e controle.
Blocos de tempo (Time Blocking)
Nas atividades do trabalho e dentro das possibilidades, uma técnica interessante é a de blocos de tempo. No exemplo, a seguir temos a ideia dividida por tarefas específicas.
- 9h às 11h: tarefas analíticas
- 11h às 12h: e-mails e mensagens
- 14h às 16h: reuniões
- 16h às 17h: foco criativo ou estudos
Essa estratégia minimiza interrupções e favorece o foco profundo e pode ser aplicada também as atividades com a família, contribuindo para criar uma rotina.
Ferramentas de organização
A pergunta chave aqui é onde você organizar tudo isso?
Mestre na sua organização, Larissa, adotou dois formatos. “O Google Agenda, para compromissos maiores como reuniões ou treinos, e um bloco de papel, onde escrevo todas as tarefas do dia, com horários e sequência. Isso me ajuda a começar o dia com clareza”.
Aqui listamos algumas dessas ferramentas e suas aplicabilidades.
- Google Calendar: ideal para visão macro e alertas
- Trello, Notion, ClickUp ou Todoist: organização de tarefas e projetos
- Agenda física ou bloco de papel: ótimo para quem prefere o analógico
Procrastinação: o vilão silencioso
Enquanto lê esse artigo, quantas você foi interrompido/a? Ou ainda, começa uma tarefa, mas decide checar os alertas do WhatsApp ou das redes sociais. E lá se vai pelo menos 30 minutos.
A procrastinação raramente é preguiça. Daí é preciso entender a raiz para combatê-la:
- Tarefa confusa? Pode ser seu cérebro fugindo do que não entende.
- Perfeccionismo? Cuidado, o medo de errar paralisa.
- Falta de motivação? Está sem propósito, não há engajamento.
- Exaustão mental? É hora de pausar.
- Distrações no ambiente? Nesse caso, o foco vai embora.
“Saber em que momento do dia você rende mais ajuda muito. Eu, por exemplo, estudo melhor no fim da tarde, entre 18h30 e 19h. Não adianta planejar estudos de manhã, pois sei que não vou render”, conta Larissa, que tem uma rotina diária com início às 5h da manhã.
A solução para a procrastinação está na quebra das tarefas em pequenas etapas. Pesquisas científicas mostram que tarefas pequenas são menos assustadoras e, portanto, mais fáceis de serem concluídos.
Um exemplo é fazer um relatório. Você pode:
- Abrir o documento e salvar na pasta.
- Escrever o título.
- Anotar os tópicos que serão descritos.
- Escrever a introdução.
Mas lembre-se de voltar a essa atividade para não a deixar incompleta. E pra isso, a técnica Pomodoro é uma ótima aliada. que trabalha com foco e pausas em tempos de 25 minutos.
Nessa técnica, usa-se o tempo médio de 25 minutos entre as pausas. O que é considerado tempo suficiente para manter a concentração sem gerar exaustão, evitar a procrastinação e estimular a produtividade. E há aplicativos que podem ser usados para facilitar essa gestão do tempo.
Fechando esse ciclo de produtividade, adote algumas ações para o ambiente favorável ao foco:
- Silencie notificações no celular ou computador;
- Feche abas desnecessárias no computador;
- Deixe o celular, se possível, longe e até no modo avião;
- Use música instrumental se isso te ajudar na concentração.
Hábitos que sustentam a produtividade e o bem-estar
Nenhuma técnica funciona se você estiver esgotado/a. A produtividade saudável nasce do autocuidado.
- Durma bem: sono regula energia, foco e humor.
- Mexa o corpo: movimentar-se reduz estresse e melhora o foco.
- Alimente-se bem: refeições equilibradas mantêm a energia.
- Faça pausas reais: respire, alongue, medite.
- Escreva: listar tarefas concluídas e aprendizados reduz autocobrança.
Larissa ensina que adotou uma técnica para ‘avisar’ ao cérebro que terminou suas atividades. “Sempre dou um ‘Check’ nas minhas tarefas no papel. Isso dá ao meu cérebro uma sensação de progresso e recompensa imediata”.
É preciso viver melhor, não fazer mais
Você não precisa ser produtivo o tempo todo. Precisa apenas ser intencional com seu tempo. Honre suas prioridades, seus limites e sua energia.
Para começar agora:
- Escolha 3 tarefas importantes para amanhã.
- Use o calendário para reservar tempo para elas.
- Aplique a técnica Pomodoro na primeira.
- Faça uma pausa sem culpa.
- No fim do dia, escreva: “O que fiz bem hoje?”
Você não está sozinho/a. Todos estamos tentando conciliar papeis, sonhos e desafios. E quando respeitamos o tempo, nosso e dos outros, a vida flui com mais leveza.
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