Comunicar-se com clareza é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Mas não basta conversar com nossos parceiros, fornecedores, clientes. É a comunicação interna que melhora os negócios.
Independente do tamanho ou setor de atividade, sua equipe precisa e deve estar informada das atividades da empresa.
Neste artigo, nós vamos fornecer um guia para garantir que ela aconteça de forma satisfatória.
Quem não comunica…
O ditado que se tornou um ícone do apresentador de televisão Chacrinha até hoje é usado para lembrar o quanto a comunicação está no nosso dia a dia.
Porém, quando tratamos do público interno de uma organização, é preciso lembrar que a comunicação deverá ser diferenciada por área.
Diante disso, vamos começar com o que é a comunicação interna, de fato.
Ela se constitui na troca de informações entre as lideranças e seus colaboradores. O que inclui desde a transmissão de mensagens importantes, como metas, objetivos, políticas, decisões estratégicas até as boas e más notícias.
Quando é eficaz, a comunicação:
– Ajuda a alinhar todos os colaboradores em relação aos objetivos e valores da empresa;
– Aumenta a satisfação, pois eles se sentem realmente parte do processo de construção e crescimento;
– Há melhora do desempenho geral.
Todavia, uma comunicação interna deficiente pode levar a:
– Falta de clareza em relação aos objetivos;
– Desmotivação da equipe;
– Falta de engajamento;
– Conflitos internos.
Além disso, se ela se torna segmentada pode resultar em informações desatualizadas ou imprecisas, o que pode afetar a tomada de decisões importantes.
O caminho sem pedras
1 – Conheça sua equipe
Você sabe por qual canal de comunicação seus funcionários conversam? Para ilustrar isso, vamos contar a história de uma grande empresa que precisou mudar a comunicação que tinha com um grupo de colaboradores.
A empresa de transporte de passageiros mantinha um informativo impresso bimestral que era entregue aos motoristas. Porém, a cada edição, via-se que o número de exemplares deixados dentro dos veículos ou em outros lugares era cada vez maior.
Em uma pesquisa de observação, descobriu-se que durante os intervalos de trabalho ou na troca de turno, esse grupo corria para ver as mensagens que estavam no celular.
A saída encontrada foi aderir também a tecnologia. Assim, o veículo passou para uma plataforma digital de fácil acesso pelo telefone. A medida surtiu efeito.
Portanto, é preciso primeiro conhecer como a sua equipe prefere receber as informações. Comece fazendo uma pesquisa de campo.
Liste todos os canais de comunicação que a equipe interna utiliza atualmente, como e-mail, chat, reuniões presenciais, videoconferências, intranet etc. Se ainda não há esses canais, relacione quais a empresa poderia adotar.
É importante que as perguntas sejam claras e objetivas na pesquisa. Veja esses exemplos:
– Com que frequência você utiliza o canal de comunicação X?
– Qual canal de comunicação você considera mais eficiente para resolver problemas?
– Você acha que os canais de comunicação atuais são suficientes para manter a equipe informada?
– Você tem alguma sugestão para melhorar a comunicação interna?
Com as perguntas elaboradas é hora de partir para a aplicação da pesquisa.
Pode ser por e-mail, por um grupo de comunicação via whatsapp ou intranet, entregando pessoalmente a ficha para cada funcionário no momento de entrada, saída ou intervalos.
Com as respostas em mãos é hora de analisar e entender as principais percepções e sugestões. Agrupe as respostas por canal de comunicação e avalie as propostas apresentadas.
Lembre-se de incluir oportunidades para que as pessoas deem seu feedback, preferencialmente, de forma anônima.
Reforçando que é importante que a liderança esteja disposta a ouvir e considerar as sugestões dos colaboradores.
Lembre-se de não descartar imediatamente aquelas ideias que parecem totalmente fora da realidade. Você poderá se surpreender e quem sabe aproveitá-la em um momento futuro.
Se houver sugestões que possam ser implementadas de forma rápida e fácil, adote-as o mais rápido possível.
2 – Utilize diversos canais de comunicação
No início é natural que haja alguns ruídos na comunicação, ou seja, é quando vemos que nem todos entendem a mensagem. É importante lembrar que as pessoas possuem diferentes estilos de aprendizagem e necessidade de comunicação. Portanto, é essencial testar os diversos canais.
Podem ser:
– E-mails e intranet;
– Reuniões presenciais e/ou virtuais;
– Boletins informativos online ou offline;
– Murais e monitores em pontos estratégicos.
3 – Teste as mensagens
A clareza das mensagens é crucial para garantir que todos os colaboradores entendam as informações corretamente. Verifique se elas são claras, objetivas e fáceis de entender.
Para isso, crie um pequeno grupo de comunicação formado por profissionais de diversas áreas da empresa, uma espécie de grupo consultivo, e peça para que leiam as comunicações. Eles serão capazes de identificar se os colegas assimilarão as informações.
4 – Treine a equipe de comunicação
Essa equipe deve:
– Estar treinada e capacitada sobre as melhores práticas de comunicação;
– Ter pleno conhecimento das políticas e objetivos da empresa;
– Ser criativa, a fim de entender as dinâmicas e atualizações do setor;
– Ser capaz de adaptar a comunicação às necessidades da empresa e dos colaboradores.
4 – Mantenha uma comunicação contínua
A comunicação interna não é um evento único, mas sim um processo contínuo que deve ser mantido ao longo do tempo. É a regularidade e consistência que garante que os colaboradores estejam sempre atualizados e informados sobre as atividades da empresa.
Além disso, a comunicação contínua ajuda a construir confiança e engajamento entre os colaboradores e a liderança.
Desafios da comunicação em home office
Não podemos ignorar a força do home office, que se tornou uma solução essencial para muitas empresas, em especial, durante a pandemia de COVID-19.
O trabalho remoto foi a forma de manter as operações em funcionamento e garantir a segurança dos colaboradores. Mas o que parecia ser temporário se tornou algo comum e com inúmeras vantagens para ambos os lados.
Por outro lado, observou-se que a comunicação entre quem está na empresa e quem está trabalhando no home office apresenta falhas, como:
– Falta de contato pessoal, dificultando o estabelecimento de relações de confiança e cooperação entre os membros da equipe;
– Falhas na comunicação que leva a mal-entendidos e prejudica o andamento do trabalho;
– Diferenças de fuso horário, dificultando as reuniões virtuais;
– Sobrecarga e perda de informações importantes;
– Barreiras culturais, de língua a estilo de trabalho.
E a solução?
Adote práticas simples:
– Defina horários regulares para conferências virtuais com a equipe. Em alguns momentos será preciso que o colaborador que está em outro estado ou mesmo país, altere sua rotina para estar presente no evento online;
– Use ferramentas de comunicação em tempo real, como chat e videoconferência. Ao ver o outro colega e conversar será possível ter a interatividade e mais rendimento;
– Aplique uma pesquisa para averiguar qual a melhor forma de comunicação com essa equipe.
Acreditamos que a comunicação interna pode ser muito mais do que apenas uma obrigação, mas sim uma oportunidade para criar um ambiente de trabalho mais conectado, engajado e, quem sabe, até mesmo divertido!
Por fim, lembre-se que ao entender os objetivos e como funciona a empresa, o colaborador se torna o maior defensor ou como se diz no popular: é quem “veste a camisa”.
Se você deseja crescer sua empresa, invista na comunicação interna e na sua equipe de Recursos Humanos.
